Records (Quản lý Bản ghi)

Tạo, chỉnh sửa và quản lý các bản ghi dữ liệu — từ thao tác đơn lẻ đến xử lý hàng loạt.

Mục lục

· [Giới thiệu Records](#giới-thiệu-records)

· [Tạo Record mới](#tạo-record-mới)

· [Expanded Record](#expanded-record)

· [Chỉnh sửa Record](#chỉnh-sửa-record)

· [Bulk Update — Cập nhật hàng loạt](#bulk-update--cập-nhật-hàng-loạt)

· [Xóa Record](#xóa-record)

· [Record Templates](#record-templates)

· [Collaboration trên Records](#collaboration-trên-records)

Giới thiệu Records

Records (bản ghi) là các thành phần cơ bản trong database — mỗi record là một dòng dữ liệu trong table, chứa thông tin cụ thể theo cấu trúc được định nghĩa bởi các fields.

Records trong ClickAI Tables hỗ trợ lưu trữ đa dạng: văn bản, số, ngày tháng, file đính kèm, và cả liên kết đến records khác (trong cùng table hoặc khác table).

Tạo Record mới

Cách 1: Tạo trực tiếp trong Grid View

1. Cuộn xuống cuối table

2. Nhấn vào dòng + New Record hoặc nhấn biểu tượng ➕

3. Nhập dữ liệu trực tiếp vào các ô

Cách 2: Tạo qua Expanded Record

4. Nhấn biểu tượng ➕ ở thanh toolbar

5. Panel mở rộng (Expanded Record) hiện ra

6. Điền thông tin cho từng field

7. Nhấn Save để lưu

Cách 3: Tạo qua Form View

8. Tạo Form View cho table

9. Chia sẻ link form cho người dùng

10. Dữ liệu được submit sẽ tự động tạo record mới

💡 TIP: Sử dụng Form View là cách tốt nhất để thu thập dữ liệu từ người dùng bên ngoài (khách hàng, ứng viên, đối tác) mà không cần cấp quyền truy cập vào table.

Expanded Record

Expanded Record (Bản ghi mở rộng) là panel chi tiết cho phép xem và chỉnh sửa toàn bộ thông tin của một record:

Mở Expanded Record

· Nhấn vào biểu tượng mở rộng (expand icon) ở đầu dòng record

· Hoặc nhấn Space khi đã chọn record

Các tính năng trong Expanded Record

Tính năng	Mô tả
Edit Fields	Chỉnh sửa giá trị từng field
Record Audit	Xem lịch sử thay đổi (ai thay đổi gì, khi nào)
Comments	Viết và đọc nhận xét về record
Copy Record URL	Tạo link trực tiếp đến record để chia sẻ
Duplicate Record	Nhân bản record hiện tại

Chỉnh sửa Record

Chỉnh sửa trực tiếp (Inline Edit)

11. Click vào ô (cell) cần chỉnh sửa trong Grid View

12. Nhập giá trị mới

13. Nhấn Enter hoặc click ra ngoài để lưu

Chỉnh sửa qua Expanded Record

14. Mở Expanded Record

15. Chỉnh sửa các field cần thiết

16. Thay đổi được lưu tự động

📝 NOTE: Mọi thay đổi trên record đều được ghi lại trong Record Audit log, giúp theo dõi ai đã thay đổi gì và khi nào.

Bulk Update — Cập nhật hàng loạt

Để cập nhật nhiều records cùng lúc:

17. Chọn records: Tick checkbox ở đầu các dòng cần cập nhật

· Hoặc chọn tất cả bằng checkbox ở header

18. Nhấn nút Bulk Update trên toolbar (xuất hiện sau khi chọn records)

19. Chọn field cần cập nhật

20. Nhập giá trị mới

21. Nhấn Apply để áp dụng cho tất cả records đã chọn

Bulk Delete — Xóa hàng loạt

22. Chọn các records cần xóa

23. Nhấn nút Delete trên toolbar

24. Xác nhận xóa

🛑 CAUTION: Bulk Update và Bulk Delete ảnh hưởng tất cả records đã chọn. Hãy kiểm tra kỹ danh sách records trước khi thực hiện — đặc biệt khi chọn "Select All".

Xóa Record

Xóa record đơn lẻ

25. Click chuột phải vào record cần xóa

26. Chọn Delete Row từ context menu

Xóa qua Expanded Record

27. Mở Expanded Record

28. Nhấn biểu tượng 🗑️ Delete ở góc trên

Record Templates

Record Templates cho phép tạo template với các giá trị field được điền sẵn, giúp tạo records mới nhanh hơn:

29. Tạo template với các giá trị mặc định phù hợp

30. Khi tạo record mới, chọn template

31. Các field được tự động điền theo template

32. Chỉnh sửa thêm nếu cần và lưu

Ví dụ sử dụng:

· Template "Lead mới" với Status = "New", Source = "Website"

· Template "Task Bug Fix" với Priority = "High", Type = "Bug"

· Template "Đơn hàng nội bộ" với các thông tin công ty đã điền sẵn

Collaboration trên Records

Comments (Nhận xét)

· Mở Expanded Record → Tab Comments

· Viết nhận xét, tag thành viên team

· Trao đổi trực tiếp về dữ liệu cụ thể

Audit Log (Nhật ký thay đổi)

· Mở Expanded Record → Tab Audit

· Xem chi tiết:

· Ai đã thay đổi record

· Thay đổi field nào

· Giá trị cũ → Giá trị mới

· Thời gian thay đổi

Share Record

· Mở Expanded Record → Nhấn Copy Record URL

· Gửi link cho đồng nghiệp để truy cập trực tiếp đến record

💡 TIP: Kết hợp Comments và Audit Log giúp team cộng tác hiệu quả trên dữ liệu — biết ai đã làm gì và tại sao.