Sử dụng Templates

Khởi tạo nhanh database từ thư viện template có sẵn — tiết kiệm thời gian, bắt đầu ngay với cấu trúc chuyên nghiệp.

Mục lục

· [Giới thiệu Templates](#giới-thiệu-templates)

· [Tạo Base từ Template](#tạo-base-từ-template)

· [Danh mục Templates có sẵn](#danh-mục-templates-có-sẵn)

· [Tạo Base bằng AI](#tạo-base-bằng-ai)

· [Tùy chỉnh sau khi tạo từ Template](#tùy-chỉnh-sau-khi-tạo-từ-template)

· [Template theo Use-case phổ biến](#template-theo-use-case-phổ-biến)

· [Best Practices](#best-practices)

Giới thiệu Templates

ClickAI Tables cung cấp Thư viện Templates (Template Gallery) với các cấu trúc database được thiết kế sẵn cho nhiều ngành nghề và phòng ban khác nhau. Thay vì bắt đầu từ bảng trống, bạn có thể chọn một template phù hợp và bắt đầu làm việc ngay với cấu trúc tables, fields, views và relationships đã được tối ưu.

💡 TIP: Templates giúp bạn tiết kiệm hàng giờ thiết kế cấu trúc database. Bạn luôn có thể tùy chỉnh sau khi tạo — thêm/xóa tables, fields, views theo nhu cầu thực tế.

Tạo Base từ Template

Có 3 cách tạo Base mới trong ClickAI Tables:

+ New Base ├── From Scratch → Tạo base trống ├── From Template → Chọn từ thư viện template └── Build with AI → AI tự tạo cấu trúc theo mô tả

Các bước tạo từ Template

1. Nhấn + New Base trên tab Bases trong workspace

2. Chọn From Template

3. Duyệt templates theo Departments (phòng ban) hoặc Industries (ngành nghề)

4. Nhấn vào template để xem trước (preview) cấu trúc:

· Danh sách tables trong template

· Các fields và kiểu dữ liệu

· Views đã được cấu hình sẵn

· Relationships giữa các tables

5. Nhấn Create để tạo base từ template đã chọn

📝 NOTE: Template chỉ tạo cấu trúc (tables, fields, views) — không bao gồm dữ liệu mẫu. Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu ngay sau khi tạo, hoặc import từ file CSV/Excel.

Danh mục Templates có sẵn

🏢 Theo Phòng ban (Departments)

Phòng ban	Templates tiêu biểu	Mô tả
Marketing	Content Calendar, Campaign Tracker, Competitive Analysis	Quản lý nội dung, theo dõi chiến dịch, phân tích đối thủ
Project Management	Project Tracker, Product Roadmap, Sprint Planning	Quản lý dự án, lộ trình sản phẩm, lập kế hoạch sprint
HR & Recruiting	Applicant Tracker, Employee Directory, Onboarding	Theo dõi ứng viên, danh bạ nhân viên, quy trình onboarding
Finance & Legal	Expense Tracker, Invoice Management, Compliance	Quản lý chi phí, hóa đơn, tuân thủ pháp lý
Sales	CRM Pipeline, Lead Tracker, Customer Database	Pipeline bán hàng, theo dõi leads, CSDL khách hàng
IT & Operations	Bug Tracker, IT Asset Management, Facilities	Theo dõi lỗi, quản lý tài sản IT, cơ sở vật chất
Supply Chain	Inventory Tracking, Order Management, Vendor List	Quản lý kho, đơn hàng, nhà cung cấp

Tạo Base bằng AI

Ngoài template có sẵn, bạn có thể sử dụng AI để tự động tạo cấu trúc database phù hợp:

Các bước sử dụng Build with AI

6. Nhấn + New Base → Build with AI

7. Chọn một use-case có sẵn hoặc mô tả nhu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên:

Ví dụ: "Quản lý đơn hàng cho cửa hàng online, bao gồm khách hàng, sản phẩm, đơn hàng và trạng thái giao hàng"

8. AI phân tích và đề xuất cấu trúc:

· Tables cần thiết

· Fields cho mỗi table (với kiểu dữ liệu phù hợp)

· Views tối ưu (Grid, Kanban, Calendar...)

· Relationships giữa các tables

9. Xem trước và chỉnh sửa đề xuất nếu cần

10. Nhấn Create Base để hoàn tất

💡 TIP: Mô tả càng chi tiết, AI càng tạo cấu trúc chính xác. Hãy nêu rõ: đối tượng quản lý (khách hàng, sản phẩm...), thông tin cần lưu (tên, email, trạng thái...), và quy trình nghiệp vụ (pipeline, phê duyệt...).

Tùy chỉnh sau khi tạo từ Template

Sau khi tạo base từ template, bạn có toàn quyền tùy chỉnh:

Thêm / Xóa Tables

· Thêm tables mới cho dữ liệu chưa có trong template

· Xóa tables không cần thiết

Chỉnh sửa Fields

· Thêm fields mới phù hợp nghiệp vụ

· Đổi tên fields cho dễ hiểu (VD: tiếng Việt)

· Thay đổi kiểu dữ liệu nếu cần

· Xóa fields không sử dụng

Tạo thêm Views

· Thêm Kanban View để quản lý workflow

· Tạo Calendar View cho lịch trình

· Thêm Form View để thu thập dữ liệu

· Tạo Gallery View cho nội dung visual

Thiết lập Relationships

· Tạo Links giữa tables mới và cũ

· Thêm Lookup/Rollup fields cho dữ liệu liên kết

· Xây dựng quan hệ phức tạp (many-to-many)

Cấu hình Automations

· Thiết lập Webhooks cho các sự kiện dữ liệu

· Kết nối với ClickAI Workflow để xử lý tự động

· Cấu hình permissions cho team

Template theo Use-case phổ biến

📦 CRM — Quản lý khách hàng

Cấu trúc template:

CRM Base ├── 📋 Contacts │ ├── Fields: Name, Email, Phone, Company, Source, Status │ └── Views: Grid (All), Kanban (by Status) ├── 🏢 Companies │ ├── Fields: Company Name, Industry, Size, Website, Revenue │ └── Views: Grid (All), Gallery (by Logo) ├── 💰 Deals │ ├── Fields: Deal Name, Value, Stage, Close Date, Owner │ └── Views: Kanban (by Stage), Calendar (by Close Date) ├── 📝 Activities │ ├── Fields: Type, Subject, Contact (Link), Date, Notes │ └── Views: Grid (All), Calendar (by Date) └── Relations: ├── Contacts ↔ Companies (Many-to-One) ├── Deals ↔ Contacts (Many-to-One) └── Activities ↔ Contacts (Many-to-One)

Tùy chỉnh cho Việt Nam:

· Thêm field Zalo trong Contacts

· Thêm field Mã số thuế trong Companies

· Đổi Currency sang VND

· Thêm Single Select cho Khu vực (Hà Nội, HCM, Đà Nẵng...)

📋 Project Management — Quản lý dự án

Cấu trúc template:

Project Management Base ├── 🎯 Projects │ ├── Fields: Project Name, Description, Start Date, End Date, Status, Owner │ └── Views: Grid (All), Kanban (by Status) ├── ✅ Tasks │ ├── Fields: Task Name, Project (Link), Assignee, Priority, Status, Due Date │ └── Views: Kanban (by Status), Calendar (by Due Date) ├── 🏷️ Milestones │ ├── Fields: Milestone Name, Project (Link), Due Date, Completed │ └── Views: Calendar (by Due Date) └── Relations: ├── Tasks ↔ Projects (Many-to-One) └── Milestones ↔ Projects (Many-to-One)

🛒 E-Commerce — Quản lý bán hàng online

Cấu trúc template:

E-Commerce Base ├── 📦 Products │ ├── Fields: Product Name, SKU, Category, Price, Stock, Image │ └── Views: Grid (All), Gallery (by Image) ├── 👥 Customers │ ├── Fields: Name, Email, Phone, Address, Total Orders │ └── Views: Grid (All) ├── 🛍️ Orders │ ├── Fields: Order ID, Customer (Link), Total, Status, Order Date │ └── Views: Kanban (by Status), Calendar (by Date) ├── 📋 Order Items │ ├── Fields: Product (Link), Order (Link), Quantity, Unit Price, Subtotal │ └── Views: Grid (All) └── Relations: ├── Orders ↔ Customers (Many-to-One) ├── Order Items ↔ Orders (Many-to-One) └── Order Items ↔ Products (Many-to-One)

📰 Content Management — Quản lý nội dung

Cấu trúc template:

Content Base ├── 📝 Content Ideas │ ├── Fields: Title, Topic, Type, Status, Assigned To │ └── Views: Kanban (by Status) ├── 📅 Editorial Calendar │ ├── Fields: Content (Link), Publish Date, Channel, Status │ └── Views: Calendar (by Publish Date) ├── 📊 Performance │ ├── Fields: Content (Link), Views, Engagement, Conversions │ └── Views: Grid (with Sort by Views) └── Relations: ├── Editorial Calendar ↔ Content Ideas (Many-to-One) └── Performance ↔ Content Ideas (One-to-One)

Best Practices

💡 TIP: **Chọn template đúng:** - Chọn template gần nhất với use-case của bạn, không cần khớp 100% - Bắt đầu từ template đơn giản rồi mở rộng dần - Xem preview kỹ trước khi tạo để hiểu cấu trúc

⚠️ IMPORTANT: **Tùy chỉnh hiệu quả:** - Đổi tên fields/tables sang tiếng Việt nếu team sử dụng tiếng Việt - Thêm field **Single Select** cho các trạng thái cần theo dõi bằng Kanban - Thiết lập **Form View** ngay từ đầu nếu cần thu thập dữ liệu từ bên ngoài - Cấu hình **Webhooks** để kết nối với ClickAI Workflow cho tự động hóa

📝 NOTE: **Kết hợp với AI:** - Sử dụng "Build with AI" khi không tìm thấy template phù hợp - Mô tả nghiệp vụ bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh đều được - AI sẽ đề xuất cả views và relationships, không chỉ tables/fields